امروزه با رشد فناوری‌های نوین و استفاده از ابزارهای هوشمند(نرم افزارها و تکنولوژی جدید)، مدل‌های کسب و کار در دنیا متنوع شده‌اند. برخی کارشناسان معتقدند «انگیزه سودآوری»، تاثیرگذارترین محرک مدیریت کسب‌وکارها قلمداد می‌شود.

از جمله مهم‌ترین راه‌ها برای دستیابی به این هدف، محاسبه هزینه‌هایی است که برای تولید کالا یا ارائه خدمت، تخصیص یافته است.

با محاسبه بهای تمام شده و تحلیل آن می‌توان علاوه بر مدیریت صحیح هزینه‌ها، پاسخ‌های استراتژیک و دلگرم‌کننده به سهامداران و ذی‌نفعان ارائه نمود.

بهایابی کار، یا تخصیص بهای کار نیز، یکی از مهم‌ترین ابزارهای مالی‌ است که متاسفانه برخی از شرکت‌های نوپا یا کسب و کارهای کوچک و متوسط از آن استفاده بی بهره می‌مانند.

با بررسی گزارش‌های بهایابی، متوجه سودآوری مشتریان، پروژه‌ها، فروشندگان و خدمات می‌شوید. این میزان درک از وضعیت کارتان، این توانایی را به شما می‌دهد تا عملیات فعلی خود را پیگیری کنید، فرصت‌های رشد را شناسایی و سودآوری خود را افزایش دهید.

بهای تمام شده؛ کمک‌ کار مدیران

حسابداری بهای تمام شده (حسابداری صنعتی) یک ابزار بسیار مهم در اختیار مدیریت است. چرا که مدیران با استفاده از آن می‌توانند بهای تمام شده تولیدات یا کالاهای خریداری شده یا فروش رفته را محاسبه کنند.

این کار باعث می‌شود مدیران کنترل خود را بر روی هزینه‌های تولید (خرید مواد اولیه، هزینه استفاده از ماشین‌آلات، دستمزد پرسنل و غیره) داشته باشند. واضح است که اگر مدیران گزارش‌های دقیق و صحیحی از هزینه‌ها نداشته باشند، در تصمیم‌گیری‌های مالی و مدیریتی خود با مشکلات عدیده‌ای مواجه خواهند شد.

 

بهای تمام شده کالای فروش رفته 

«بهای تمام شده کالای فروش رفته» شامل هزینه‌های مستقیم مربوط به تولید کالاهای فروخته شده توسط یک شرکت است. این هزینه، شامل بهای تمام شده مواد مصرفی در تولید کالا و هزینه‌های مستقیم نیروی کار مورد استفاده در تولید آن می‌باشد.

در واقع «بهای تمام شده کالای فروش رفته» هزینه ایجاد محصولاتی است که یک شرکت به فروش می‌رساند؛ بنابراین تنها، هزینه‌هایی لحاظ می‌شوند که به صورت مستقیم به تولید محصولات مربوط هستند و در این فرایند، هزینه‌های غیرمستقیم  (مثل هزینه‌های توزیع، فروش و بازاریابی) مدنظر قرار نمی‌گیرد.

مثال: «بهای تمام شده کالای فروش رفته» برای یک سازنده لوازم الکتریکی می‌تواند شامل هزینه‌های مواد اولیه قطعات و دستمزد نیروی کار باشد. در اینجا هزینه‌های سربار هم وجود دارد که شامل هزینه‌های غیر مواد اولیه و دستمزد مستقیم است اما مرتبط به تولید آن کالا است. به طور مثال هزینه‌های نگهداری خط تولید کالای مربوطه که بر هر کالا سرشکن می‌شود، از این دسته است.

«بهای تمام شده کالای فروش رفته» در صورت سود و زیان ثبت می‌شود. همچنین با تقسیم سود عملیاتی یا ناخالص بر رقم بهای تمام شده کالای فروش رفته،حاشیه سود عملیاتی به دست می‌آید.

هزینه‌ یابی چیست؟

هزینه‌ یابی عبارت است از تسهیم هزینه‌ها با هدف تعیین قیمت تمام شده محصولات و خدمات.

به این ترتیب، وقتی صحبت از هزینه‌‌‌یابی می‌شود، منظور یک یا چند مورد از موارد زیر است:

۱) محاسبه بهای تمام شده ساخت یک محصول

۲) محاسبه بهای تمام شده ساخت خدمت

۳) تعیین روشی که به وسیله آن بتوان هزینه‌ها را مدیریت کرد

مدیریت هوشمند به هزینه‌یابی بها می‌دهند زیرا این شیوه، اطلاعات مفید و دقیقی در اختیار آنها قرار می‌دهد. این اطلاعات می‌تواند در حوزه‌های مختلفی همچون انجام مذاکرات، شرکت در مناقصات و مزایده‌ها، تخصیص ظرفیت‌های تولیدی به محصولات سودآور و … موثر باشد.

 

 

از جمله دلایل بهایابی برای مدیران می‌تواند دلایل زیر باشد:

 

۱) زمان از دست رفته غیر قابل بازگشت است.

روز و ساعتی که کارمند به مشتری تخصیص می‌دهد باید مورد محاسبه قرار گیرد و بهای آن پرداخت شود. بررسی درآمدها و هزینه‌های ایجاد شده توسط یک کارمند، نشان می‌دهد که آیا زمانی که نیروی شما صرف کار  می‌کنید، جبران شده است یا خیر.

مشتریان و محصولات زیادی هستند که وقت و انرژی زیادی می‌برند اما سودآوری کافی ندارند. آگاهی از چنین اطلاعاتی به‌تنهایی برای شما کافی است تا تصمیم بگیرید که یک مشتری را نگه دارید یا خیر.

 

 

همچنین گاهی یک کارمند یک کار را آنگونه که زمان برای آن پیش‌بینی شده، پیش نمی‌برد و یا به دلایلی با تاخیر، کاری را تحویل می‌دهد. بنابراین با بهایابی کار شما می‌توانید زمان سنجی کنید و بهره‌وری کارتان را افزایش دهید.

۲) مراقب خدمات باشید. خدمات هم نوعی محصول است

کسب‌وکار خدماتی، محصول فیزیکی و قابل‌ رویتی ندارد.  کارمندان و نیروی متخصص بار کسب درآمد شرکت‌های خدماتی را پیش می‌برند. این بدان معنی است که بزرگ‌ترین هزینه یک سازمان خدماتی نیروی کار آن است.

اگر با مدل کسب‌وکار مبتنی بر محصول پیش می‌روید، می‌توانید پیگیری کنید که کدام محصول، بهتر از دیگری سودآوری دارد. همچنین می‌توانید حاشیه سود را تجزیه‌ و تحلیل کنید تا بررسی کنید که آیا مقدار سرمایه‌گذاری شده برای ارائه محصول، بازدهی مناسب برای کسب و کارتان دارد یا خیر.

 

 

۳) موقعیت‌ها و فرصت‌های رشد شرکت باید دیده شود

در صورتی که متوجه شدید که زمان لازم برای ارائه یک خدمت بیش از توان کارکنان فعلی شماست، می‌توانید از آن به‌عنوان یک فرصت برای اضافه کردن اعضای جدید به گروه خدماتی خود استفاده کنید. کارمندان بیشتر می‌تواند حجم کار هر عضو تیم را کاهش دهد و مشتریان جدیدی را به کسب‌وکارتان وارد کند.

داده‌ها و اطلاعات مالی همچنین می‌تواند نشان دهد کدامیک از کارمندانتان عملکرد موثرتری دارد. آیا از حقوقی که ماهانه به آن‌ها پرداخت می‌کنید، بازده درآمدی مناسبی دریافت می‌کنید؟

بسیاری از شرکت‌های تجاری با رعایت «استانداردها» در سیستم مدیریت پروژه خود برای ارزیابی سودآوری استفاده می‌کنند. همچنین شرکت‌ها از نرم افزار حسابداری جهت ردیابی تمام هزینه‌های کاری از شروع تا پایان ارائه خدمات استفاده می‌کنند.

 

بهایابی کار فراتر از ردیابی زمان صرف شده و حقوق دریافت شده (بیمه درمانی، زمان سفر و حتی هزینه‌های مربوط به استخدام و آموزش) افراد شما است.

پس از استقرار یک نرم افزار مالی و حسابداری، شما می‌توانید تخصیص هزینه‌های کار را سرعت بخشید و همچنین سودآوری را با مشتری، خدمات، خط تولید و سایر عوامل در ساختار سازمانی، پیگیری کنید.

شما با گزارش‌های بهایابی کار موردنظر خود، می‌توانید تصمیم‌های مبتنی بر داده اتخاذ کنید و به بزرگ‌ترین سؤالات کسب‌وکار خود پاسخ دهید.

  • آیا همسو با برنامه‌ریزی مالی و بودجه‌ریزی پیش می‌رویم؟
  • مشتریان سودآور چه کسانی هستند؟چه ویژگی‌هایی دارند؟
  • آیا ناکارآمدی عملیاتی داریم؟
  • قیمت داده‌شده به کدام مشتریان نیاز به بازنگری دارد؟ کدام مشتریان را رها کنیم؟
  • چه افراد و تیم‌هایی بهره‌وری بیشتری دارند؟
  • بهینه است که کارمند جدید استخدام کنیم؟
  • آیا ما  از هدف کسب‌وکار دور شده‌ایم؟

با ثبت این اطلاعات را در سیستم حسابداری، از آن برای صدور صورت‌حساب، تعیین حقوق و دستمزد و تخصیص خودکار بهای کار بر مبنای جدول زمانی و هزینه‌های مستقیم می‌توانید استفاده کنید.

هزینه‌یابی صحیح کار

یکی از مهم‌ترین تصمیم‌های شما به‌عنوان صاحب واحد تجاری، تعیین قیمت کارها و خدماتتان است. فرآیند هزینه یابی کار، به دنبال ردیابی بهای واقعی تحویل یک کالا یا ارائه خدمتی خاص است.

شرکت‌های خدماتی که در آن فعالیت (ارائه خدمت) کارکنان، محصول است؛ بیشترین بهره‌برداری را از هزینه یابی کار به دلیل ویژگی‌های زیر دارند:

  • حقوق و دستمزد، بخش اصلی هزینه کسب‌وکار است.
  • مدیران همه‌روزه به شاخص‌های عملکرد اصلی در زمان واقعی (مناسب) برای تصمیم‌های قیمت‌گذاری نیاز دارند.

هزینه‌ها: هزینه‌های مستقیم در برابر هزینه‌های غیرمستقیم

هزینه‌های مستقیم، هزینه‌هایی هستند که به طور مستقیم بر روی یک کار یا پروژه خاص انجام می‌شود. هزینه‌های غیرمستقیم شامل هزینه‌های سربار،آن بخش از هزینه‌هایی هستند که مستقیماً به تولید درآمد مربوط نیستند. بهای کالاهای فروخته‌شده، رقمی مهم در هزینه یابی است. زیرا برای محاسبه سود ناخالص فعالیت‌ها استفاده می‌شود.

درآمد منهای بهای کالاهای فروخته‌شده= سود ناخالص

مواد و دستمزد مستقیم بهای کالاهای فروخته‌شده را تشکیل می‌دهند. در یک کسب‌وکار خدماتی، هزینه دستمزد مستقیم، دستمزد افرادی است که بر فعالیتی خاص(که همان ارائه خدمت است) تمرکز نموده‌اند. مواد مستقیم نیز شامل هزینه تجهیزاتی است که در ارائه خدمت به کار رفته است. به طور مثال در خدمات نصب، اگر پیچ استفاده شود، پیچ جز مواد مستقیم این فعالیت در نظر گرفته می‌شود. ساعت کاری نصب نیز دستمزد مستقیم شناسایی می‌شود.

سربار

سربار نیز گروه دیگری از هزینه‌ها و همچنین از هزینه‌های ضروری برای اجرای کسب‌وکار است. اما مستقیماً منتسب به  کار خاصی نیست. این هزینه‌ها از سود ناخالص کسر شده تا درآمد خالص شما محاسبه شود. چهار هزینه محتمل سربار عبارت‌اند از:

  • فروش و بازاریابی
  • عمومی واداری
  • محصول یا صنعت
  • مدیریت

سود ناخالص

 

باید توجه داشته باشید که بهترین روش بررسی موفقیت کسب‌وکار شما، صرفا کسب درآمد نیست. باید بررسی کرد که چقدر افزایش درآمد منجر به افزایش سودآوری شده است. این امکان وجود دارد که درآمد دائماً در حال رشد باشد اما سود ناخالص کاهش یابد و شما این واقعیت را حس نمی‌کنید مگر اینکه رابطه بین این دو را به‌صورت درصدی مشاهده کنید. در واقع اگر رشد هزینه‌های شما بیش  از رشد درآمدهای شما باشد، الزاما موفق نبوده‌اید. یکی از نسبت‌های مالی که راهنمای شماست، حاشیه سود است. اگر نسبت سود به فروش شما در حال کوچک شدن است، بدین مفهوم است که هزینه‌ها در حال رشد هستند و الزما کسب و کار شما موفقیت ندارد. حاشیه سود با فرمول زیر بدست می‌آید:

 ۱۰۰ *(سود ناخالص تقسیم‌ بر درآمد) = درصد حاشیه سود ناخالص

 

تخصیص بهای دستمزد

 

درگذشته هزینه یابی وظیفه دشواری بود که نیاز به تلاش‌های بسیار برای گردآوری هزینه‌ها داشت. اگرچه، امروزه با استفاده از نرم‌افزار حسابداری و فناوری کسب‌وکار تجاری، به‌راحتی می‌توان سود ناخالص را برای هر کار، مشتری، خدمات و یا کارمند محاسبه نمود.

اکثر شرکت‌ های فعال در جهان از سیستم‌ های حسابداری برای ردیابی هزینه دستمزد مستقیم و هزینه‌های تحویل خدمات ارائه‌ شده استفاده می‌کنند. برای تخصیص بهینه بهای دستمزد مستقیم، شرکت می‌بایست سیستم ردیابی زمان کارکنان، هزینه‌های مدیریتی و حقوق و دستمزد را با سیستم حسابداری خود همگام‌سازی و ادغام کند.

چرا باید هزینه دستمزد را تخصیص دهیم؟

به‌جز امور مالی کسب‌وکار، سیستم‌های حقوق و دستمزد و ردیابی زمان نیز یکپارچه‌شده‌اند، چراکه احتمال دارد در کسب‌وکار هدر رفتن زمان و هزینه وجود داشته باشد که غیرقابل‌کشف و ثبت هستند.

هنگامی‌که کسب‌وکارهای مبتنی بر پروژه، چشم‌انداز مدیریت، زمان و دیگر هزینه‌های غیرقابل ثبت را از دست می‌دهند، ممکن است ماه‌ها بگذرد و همچنان معلق و بی‌هدف پیش می‌روند. زیرا هنگامی‌که هزینه‌های ازدست‌رفته شناسایی شوند، برای پرداخت هزینه‌های اضافی مشتری بسیار دیر شده است.

هزینه یابی کار همراه با نظارت و مدیریت هزینه‌های انجام کسب‌وکار تجاری بهترین کارایی را خواهد داشت. حتی وظایف داخلی مانند جلسات غیرقابل ردیابی و پرداخت، باید به‌عنوان یک کار در نظر گرفته شوند تا شما بتوانید بهای تمام کارها را موشکافی کنید.

چرا هزینه یابی کار؟

هزینه یابی کار به‌خصوص برای کسب‌وکارهای خدماتی که باید زمان کارکنان خود را به دلیل فشارهای تجاری نظیر عوامل زیر بهینه کنند، اهمیت دارد:

  • در دسترس نبودن نیروی کار ماهر
  • افزایش رقابت برای مشتریان
  • زمان کمتر برای تکمیل پروژه‌ها
  • نیاز به پیش‌بینی نوسانات بازار

از طریق هزینه‌یابی کار، یک کسب‌وکار می‌تواند فرصت‌های کاری را با بالاترین سود ناخالص بالقوه شناسایی نماید.

با استفاده از گزارش‌های هزینه‌یابی کار، یک مدیر می‌تواند مبتنی بر داده‌ها تصمیم‌گیری کند و حساس‌ترین پرسش‌های تجاری از قبیل سوالات زیر را پاسخ دهد.

  • آیا ما کارها را بر مبنای بودجه‌بندی اجرا می‌کنیم؟
  • آیا ما حاشیه سود هدف‌گذاری شده را دنبال می‌کنیم؟
  • مشتریان با سودآوری بسیار بالا و بسیار پایین چه کسانی هستند؟
  • اعتبار کدام مشتریان باید مجدداً ارزیابی شود یا کدام مشتریان باید کنار گذاشته شوند؟
  • آیا ما ناکارآمدی‌های عملیاتی داریم؟

روش محاسبه قیمت تمام شده

برای محاسبه قیمت تمام شده باید پنج عامل مختلفی را در نظر گرفت که عبارتند از:

۱) هزینه‌ ثابت

۲) هزینه‌ متغییر

۳) هزینه مختلط

۴) هزینه‌ نیمه متغیر

۵) هزینه نیمه ثابت

اکنون تعریفی مختصر از هر یک به‌دست می‌دهیم:

۱) هزینه‌های ثابت: اقلامی که بر اثر تغییر میزان تولید، مقدارشان تغییر نمی‌کند و در تمام سطوح فعالیت ثابت می‌مانند.

اقلام ثابت فقط اقلامی را شامل می‌شود که مربوط به تولید هستند (سربار ساخت) و اقلامی مانند هزینه‌های اداری و فروش که در کوتاه مدت ثابت هستند را در بر نمی‌گیرند.

در طبقه‌بندی اقلام ثابت بهای تمام شده، دو دسته اقلام ثابت وجود دارند:

الف) اقلام ثابت تعهد شده: اقلامی که قابل حذف نبوده و به کل تسهیلات تولیدی مربوط می‌شوند، مثال: استهلاک ساختمان و کارخانه، مالیات و عوارض.

ب) اقلام ثابت اختیاری: اقلامی که بنا به‌نظر مدیریت و بر حسب ضرورت قابل تغییر و حذف می‌باشد، مثال: مخارج برنامه‌های بازاریابی، حقوق مدیران و مخارج تحقیق.

۲) هزینه‌های متغیر: اقلامی که به طور مستقیم و به تناسب تغییر میزان تولید، افزایش یا کاهش پیدا می‌کنند و نسبت تقریباً ثابتی بین این اقلام و مقدار تولید وجود دارد.

انواع اقلام متغیر به شرح زیر است:

الف) مواد مستقیم، دستمزدمستقیم، سربار ساخت

ب) هزینه‌های توزیع و فروش

ج) هزینه‌ های اداری و تشکیلاتی، مانند ملزومات اداری، بخش‌هایی از بهای آب، برق، سوخت و غیره

در برخی از موارد به اقلام متغیر بهای تمام شده، اقلام قابل برنامه‌ریزی نیز گفته می‌شود. دلیل این است که مدیران می‌توانند در بعضی از موقعیت‌ها، در مورد برخی از این اقلام تصمیم‌گیری کرده یا آنها را کنترل و محدود نمایند. به طور مثال میزان تولید را کم می‌کنند در نتیجه میزان مصرف مواد اولیه کاهش می‌یابد.

۳) هزینه‌های مختلط: هزینه‌هایی هستند که گرایش خاص و یا الگوی یکپارچه‌ای برای تشریح ندارند.

جهت تجزیه و تحلیل تصمیمات مدیران، اقلام مختلط را به اجزای ثابت و متغیر تقسیم می‌کنند.

بسیاری از اقلام بهای تمام شده دارای ویژگی اقلام مختلط هستند. یعنی بخشی ثابت و بخش دیگری متغیر می‌باشند؛ مانند: مخارج برق، آب، سوخت، نگهداری و دستمزد غیرمستقیم.

۴) هزینه نیمه‌متغیر: این نوع هزینه‌ها با افزایش سطح فعالیت (تولید) اضافه می‌شود اما ازدیاد آن با یک نسبت ثابت رخ نمی‌دهد.

این گونه اقلام خود به دو دسته تقسیم می‌شوند:

الف) اقلامی که بر اثر افزایش سطح فعالیت با نسبت نزولی در هزینه‌های یک واحد اضافه می‌شوند؛ یعنی میزان افزایش بهای تمام شده برای هر واحد اضافی کمتر از افزایشی است که برای یک واحد تولیدی قبلی ایجاد گردیده است.

ب) اقلامی که بر اثر افزایش سطح فعالیت با نسبت صعودی اضافه افزایش می‌یابند؛ یعنی میزان افزایش بهای تمام شده برای یک واحد اضافی بیشتر از افزایشی است که برای یک واحد تولیدی ما قبل ایجاد گردیده است.

۵) هزینه‌های نیمه‌ثابت: هزینه‌هایی هستند که با افزایش سطح فعالیت، به صورت پلکانی و متناوب اضافه می‌شوند.

یک مثال در این مورد، افزایش تعداد دانشجویان در یک دانشگاه است که این امر مستلزم ایجاد ساختمان‌ها و کلاس‎های جدید و نیز افزایش هزینه‌های استهلاک و سایر هزینه‌های ثابت برای دانشگاه خواهد بود.

 

ABC چیست و به چه کار می‌آید؟

ABC یا Activity Based Costing (هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت) نوعی مدل هزینه‌یابی است که در آن، تمرکز بر هزینه‌ های غیرمستقیم سازمانی است.

 

این روش با بررسی فعالیت‌هایی که به طور مستقیم در فرایند عملیاتی دخالت دارند، به ارائه اطلاعات دقیق بهای تمام شده می‌پردازد. در نهایت با  تجزیه و تحلیلِ هزینه‌های صرف شده در هر فعالیتی، به رشد و سودآوری سازمان کمک می‌کند.

اساس «هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت»، عبارت است از مفهوم مصرف فعالیت‌ها توسط محصولات، خدمات و مصرف منابع توسط فعالیت‌ها.

شیوه پیاده‌سازی ABC

۱) شناسایی موضوع هزینه‌ها: موضوع هزینه عبارت است از آنچه که یک نظام هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت در پی اندازه‌گیری آن می‌باشد.

۲) شناسایی خروجی‌ ها: منظور نتایج نهایی مطلوب است.

۳) شناسایی فعالیت‌ ها: فعالیت‌ هایی که برای دستیابی به خروجی‌ها(یا اهداف) مورد نظر انجام می‌شود.

۴) تخصیص منابع: منابع براساس هزینه‌های مستقیم یا هزینه‌ های غیرمستقیم تخصیص می‌یابد.

۵) تخصیص هزینه فعالیت‌ها به خروجی‌ها: پس از ایجاد منابع هزینه و تعیین عوامل هزینه، هزینه‌های انباشته شده در مخازن مذکور بر مبنای میزان استفاده از آنها از هر فعالیت، به موضوعات هزینه تخصیص داده می‌شود.

۶) گزارش‌گیری بهای تمام شده و تحلیل آن: مرحله نهایی، شامل تجزیه و تحلیل اطلاعات مربوط به بهای تمام شده حاصل از به کارگیری نظام هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت و نتیجه‌گیری‌های مربوط می‌باشد.

مزایای استفاده از سیستم ABC

بسیاری معتقدند استفاده از «هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت» یا همان ABC مزیت‌های زیادی برای سازمان به همراه دارد، که در اینجا به شش مورد اشاره می‌شود:

۱)  کنترل هزینه‌ها

۲) ارزیابی موثرتر عملیات مالی

۳) تصمیم‌گیری در خصوص برون‌سپاری فعالیت‌ ها

۴) شناسایی فعالیت‌های هزینه‌ زا و بی‌ارزش یا کم ارزش

۵) کنترل عملیات و برنامه‌ریزی کارآتر، اثربخش‌تر و دقیق‌تر

۶) تعیین بهای تمام شده و قیمت‌گذاری محصولات به طور دقیق‌تر

سیستم ABC برای چه شرکت‌هایی مناسب‌تر است؟

استفاده از ABC الزاما برای همه شرکت‌ها مفید نیست. «هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت» در شرکت‌هایی مطلوب است که:

۱) هزینه سربارشان بالا است.

۲) فرایند تولید در آنها پیچیده و غیرمعمول است.

۳) خدمات و خط تولید متنوعی دارند